Gead ha esperienza in progetti di conservazione fisica e digitale , in particolare nella gestione e nel controllo dei flussi e nell’archiviazione fisica. Queste competenze sono maturate con un partner strategico “Postel spa” leader italiano nella Conservazione Digitale Sostitutiva.

Postel ha saputo personalizzare la propria piattaforma di gestione documentale seguendo le richieste che di volta in volta il servizio deve garantire all’utente finale, fornendo in questo modo una soluzione completa e funzionale.

L’idea di fondo è quella di costruire un "fascicolo digitale" che possa essere facilmente e rapidamente visualizzato dalla società erogante e dagli altri attori interessati, abbinato ad una archiviazione fisica della “pratica” che possa coprire l’intero percorso dell’acquisizione, dell’erogazione e dell’intera vita del contratto.

Archiviazione fisica dei documenti: Il servizio si basa su un sistema di codifica e di monitoraggio altamente sicuro, pianificato per tutta la durata di conservazione e di gestione del ciclo di vita dei documenti. Queste caratteristiche garantiscono un'archiviazione sicura ed economica di tutta la documentazione, sia standard che storica. E' indispensabile, infatti, che i documenti archiviati siano al sicuro, e immediatamente recuperabili per la consultazione

Il sistema di indicizzazione(Azienda-scaffale-faldone-pratica) è stato specificamente studiato per mantenere e gestire in modo razionale ed economico quei documenti che devono essere conservati per legge o per specifiche esigenze. Oltre all'archiviazione fisica in condizioni di massima sicurezza, è possibile reperire da archivi correnti singoli documenti in modo rapido e preciso con consegne personalizzate o anche tramite immagini pdf "on demand". Il livello di sicurezza offerto mette a disposizione apposite aree attrezzate con sicurezza elevata: servizio di video sorveglianza, rilevatori ambientali d’incendio , antiallagamento e monitoraggio continuo dei valori dì umidità.

Fascicolo della pratica: è l’archivio documentale in cui affluiscono e sono disponibili tutti i dati e i documenti, in ingresso e in uscita, relativi alla pratica.

Preparazione del materiale: spinzatura dei documenti da scansionare, numerazione dei fogli di ciascun documento al fine di poterne ricostruire la corretta sequenza al termine della scansione e della successiva ricomposizione (la lavorazione standard prevede il ricevimento di documenti non piegati né contenuti in buste).

• Scanner: strumenti Hd e applicativi Sw che guidano gli operatori nell’acquisizione, l’indicizzazione e la classificazione dei documenti cartacei.
• scansione: il documento cartaceo passa attraverso una fase di scansione per la produzione dell’immagine elettronica da archiviare. I formati standard previsti sono: A4 con fino a 60 fogli per documento.

• collect e pinzatura: al termine della scansione i documenti vengono ricomposti nella sequenza originaria ai fini di una corretta archiviazione fisica.
• data entry: a seguito della scansione si procede con il data entry dei campi . In questa fase vengono inserite nel file le chiavi di ricerca di ciascun documento, opportuni flag per segnalare le immagini che, per particolari condizioni del documento originale, dovessero risultare in parte illeggibili.

• ordinamento fisico: a ogni immagine acquisita viene assegnato un codice identificativo. I codici assegnati vengono integrati nel database come chiavi di ricerca. I documenti sono ordinati e inscatolati.
• archiviazione fisica: documenti cartacei vengono archiviati con possibilità di recupero del cartaceo originale, e conseguente invio.

• applicazione di gestione dei processi con moduli di supporto per gli operatori che vengono guidati nelle attività di controllo dei documenti indispensabili alla pratica di finanziamento (contratto,fidejussione, ecc.)
• indicizzazione: i documenti sono sottoposti alla procedura per l’estrazione delle chiavi di ricerca e l’indicizzazione dei documenti.

Modulo di reportistica di processo con dettaglio sulle attività, i tempi , le eventuali incongruenze con visualizzazioni profilate e configurabili di controllo.

Archiviazione Elettronica Il Data Center è l’infrastruttura tecnologica, ad alte prestazioni, che Postel mette a disposizione dei Clienti per l’erogazione dei servizi di gestione elettronica documentale e per l’interfaccia con gli altri servizi Postel. Gli elevati livelli di servizio dell’architettura rimangono invariati anche in caso di accesso contemporaneo e utilizzo da parte di un elevato numero di utenti: al raggiungimento di un livello di saturazione pari al 70%, la policy Postel prevede l’immediato up-grade tecnologico. Tutti i documenti, acquisiti dai vari flussi e nei vari formati, vengono archiviati nel Data Center Postel.

La piattaforma di archiviazione si basa su un’interfaccia web che consente agli utenti finali di accedere, tramite browser, alla gestione dei documenti. L'interfaccia presenta le seguenti caratteristiche:

• - Accesso ai contenuti con controlli di sicurezza, controllo di versioni, cicli di vita, ricerche, ecc.
• - Gestione avanzata dei contenuti con workflow, documenti virtuali, sottoscrizione a servizi di notifica
• - Disponibilità in diverse lingue
• - Consultazione semplificata tramite strumenti di ricerca disponibili anche per le singole pagine visualizzate
• - Facilità e rapidità di configurazione

La tecnologia implementa interfacce role-based in grado di modificarsi dinamicamente a seconda del ruolo dell’utente che vi accede. Alcuni utenti, ad esempio, potrebbero vedere un’interfaccia fortemente semplificata dove siano visibili soltanto i componenti per la ricerca e l’organizzazione per categorie; i responsabili o gli operatori evoluti possono essere invece configurati con un profilo che permette di visualizzare un'interfaccia avanzata con: inbox per avviare e partecipare ai workflow, struttura gerarchica per navigare all’interno delle cartelle, funzionalità di versioning, ecc. I documenti possono essere visualizzati direttamente all’interno dell’interfaccia web, senza l’ausilio di visualizzatori esterni. Le informazioni possono essere recuperate mediante le funzionalità di ricerca delle chiavi o sfogliando le cartelle, i fascicoli e le categorie.

I contenuti sono completamente protetti: ciascun elemento è associato a un elenco di controllo degli accessi che definisce quali utenti, gruppi o ruoli possono accedere a esso e quali operazioni possono eseguire. Ogni utente è identificato da uno username e una password e la connessione avviene su canale web sicuro tramite protocollo HTTPS. Il Sistema permette inoltre di gestire sofisticati meccanismi di auditing che consentono agli amministratori di conoscere chi è entrato e quali azioni ha compiuto.